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| 促成高效会议的方法 |
| 来源: 作者: 编辑:admin 时间:10-11-21 08:46:56 |
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对应以上分析的会议效率低下的原因, 高效率的会议一般具有这些特征: 只在必要时才召开会议、只有在认真筹划过后才召集开会、提前拟订和分发会议程序表、所有人都必须遵守时间、一切准备工作都就绪、请最有经验和有才能与会议相关的人出席、会议作出了评论和归纳、记录所有决议、建议和负责人、组织落实会议精神、决议高效会议必须关注会议的三个要素, 即时间、地点和人物。首先, 必须严格控制会议人数, 只有那些与各讨论问题直接相关的管理人员、专业人员和执行人员会得到邀请, 一般经验表明规模在5- 7 人之间的会议效率最高; 其次, 必须在提前与所有与会人员沟通并确定能够准时出席的情况下, 才能最终确定开会日期和具体时间, 特别是当具有决策权的高层领导无法到场时会议必须改期, 通常上午9点- 下午3 点是会议召开的最佳时段; 最后, 会议地点的选择应视会议的时间长度和重要性而定, 一般情况下应远离办公室以防受到打扰或造成与会者心理上的不平等感, 同时会议室不要设置电话, 座椅不能太舒适。此外, 要遵循保证会议有效进行的几个规范如会议时间安排的规范、会议程序的规范、固定会议流程的规范。
1、从降低会议成本的角度去思考
(1) 控制会议的次数, 对会议实行计划管理。根据组织的需要来召集会议, 不要做无谓的时间、人力、物力的浪费; (2) 控制会议的规模。主要由参加会议的人数决定, 由会议的性质、目的和所要达到的效果来决定。控制会议规模的关键是选准参加的会议的人员, 与会议议题无关或关系不大的人员不要参加会议。同时, 简化会议的程序, 不搞形式主义; (3) 控制会议经费, 对任何会议都要核算成本。此成本由两部分组成: 准备会议的费用和与会者在参加会议的时间里, 因为脱离工作或生产而少创造的价值。在预算会议准备费用的时候, 一定要遵循会议从简原则, 绝不能奢侈, 豪华浪费; (4) 控制会议时间。这是由会议的议题和与会人员发言时间的长短决定的。这是降低会议成本, 提高会议效率的直接途径。会议召开前, 秘书部门应对会议的议题进行筛选, 简化议题。限制与会人员的发言时间, 提倡站着讲话。尽量以书面材料代替口头发言。对各类会议, 秘书部门要有时间规定, 并形成制度, 会前进行告知, 让与会者监督; (5) 控制会议地点。选择会议地点以满足会议解决问题的需要为原则。超出解决问题需要的其他需求不是选择会议地点的理由; (6) 控制会议规格, 以会议的性质、内容和与会人员的身份而定, 主要体现在会议的接待、服务、食宿和会外活动的安排等方面。代写本科生毕业论文
2、从会议管理的各个阶段和层面去考虑
(1) 提前准备和分发会议资料。会议资料主要指会议议程及与议题相关的背景资料, 这些资料必须提前准备并随同会议通知一起及早分发给与会者, 部分需要与会者准备的资料也应一并告之。会议议程主要包括会议时间、地点、出席人员、会议目的、对与会者的要求、主要议题及其时间分配等内容, 一般不要超过1 页纸, 议题应尽量控制在4- 5个以内, 并根据其重要程度从前至后排列( 即先讨论重要的问题) ; 会议背景资料应遵循“少而精”的原则, 这样既节约了与会者的阅读时间又使他们对主要议题有一个初步了解和事先准备。
(2) 激发与会者的参与热情。会议的最大优点就在于通过集思广益使问题得到全面透彻的分析, 而这依赖于与会者的积极参与。因此在会议实施过程中, 组织者应注意以下几点: 限制主持人的发言时间, 把50%以上的时间留给与会者; 适当鼓励与会者提出反对意见, 有时甚至可以专门安排这样的人员; 在争论过程中会议主持人的态度应时刻保持中立; 高层领导的适当回避有时能够达到意想不到的效果; 问题的提出应尽可能采取开放的形式以激发与会者的想象力; 事先考虑好合适的人选, 当难堪的沉默 | |
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